Kako mudro iskoristiti Zoom aplikaciju za video sastanke? Koje su sve mogućnosti Zoom platforme i zbog čega je bolja od konkurentskih aplikacija? Može li Zoom zaista promijeniti način na koji održavamo poslovne sastanke i događanja?
Zoom je posljednjih mjeseci često spominjana aplikacija u poslovnom okruženju – a za popularizaciju ove platforme zapravo je zaslužan korona virus. Pojavom ovog virusa mnogi su svoje urede preselili u svoje domove – pa je nastala potreba za kvalitetnim servisom za video razgovore. Iako na tržištu imamo Skype, Google Hangouts i Microsoft Meet – Zoom se poprilično neočekivano našao u prvom planu među svekolikim poslovnim svijetom.
Mnogi su se tada našalili na račun popularnosti Zoom-a te se počela širiti parodična fotografija kako iza cjelokupne pojave pandemije korona virusa zapravo stoje tvorci Zoom-a. Dakako, to nije istina – no priča s popularnošću Zoom aplikacije je itekako interesantna.
I dok mnoge druge kompanije ulaze u ozbiljnu financijsku krizu, Zoom doživljava nevjerojatan procvjet poslovanja. Mnogi se pitaju može li Zoom i nakon krize ostati na sjajnoj razini popularnosti koju ima ovih dana i tjedana. Dakako, za očekivati je kako će se umanjenjem rigoroznosti mjera zaštite od pandemije i popularnost Zooma pomalo narušiti – no do koje će to razine ići vidjet ćemo (nadamo se uskoro).
Valja naglasiti kako se Zoom nije sasvim slučajno našao instaliran na mnogobrojnim računalima i pametnim telefonima. Naime, ovaj servis napravio je jedan iskorak u video komunikaciji te tržištu ponudio neke funkcionalnosti koje popularne aplikacije slične namjene do sada nisu imale. Stoga, danas vam predstavljamo nekoliko super savjeta kako iskoristiti puni potencijal Zoom servisa:
Kreirajte ponavljajuće razgovore
Osnovna namjena Zoom servisa jest komunikacija između više ljudi – bilo putem audio ili video medija. Iako takvu uslugu pružaju i neke druge popularne aplikacije, oduševljavaju neke prednosti koje Zoom ima u odnosu na konkurente.
Možda će se nekima činiti pomalo nepotrebno, no Zoom nudi organizatorima događaja da naprave jedan ponavljajući događaj – kojeg ljudi mogu pratiti prema ustaljenom rasporedu. Primjerice, želite li svakog dana u 16.00 sati održati predavanje ili sastanak sa svojim timom – taj termin možete unaprijed rezervirati te tako osigurati odražavanje vašeg plana.
Zoom vam omogućava da u jednom koraku napravite više događanja koje se ponavljaju i sve to uz pomoć jednog linka. Dakle, korisnik može svaki dan pristupati istom Zoom linku kako bi vidio vaše novo predavanje ili sastanak. Ovakvim pristupom olakšava se komunikacija između predavača i slušatelja jer nije potrebno svaki dan slati nove linkove i podsjećati na nove termine. Korisnik jasno zna da će se svakog dana održati nešto na Zoom aplikaciji i lako se može spojiti na taj razgovor, konferenciju ili predavanje.
Dopustite drugima da kreiraju raspored razgovora
Zakazivanje video razgovora unaprijed je sjajna stvar koju Zoom platforma nudi. Na taj način možete komunicirati sa svojim sudionicima u razgovoru već unaprijed i tako ih potaknuti da ne zaborave na vaše događanje. Posebno je pohvalno to što vam na raspolaganju stoje mnogobrojne mogućnosti pa osim jednostavnog zakazivanja jednog događa, možete kombinirati i razne druge načine zakazivanja i planiranja razgovora.
Sretnici među nama koji imaju svoje osobne asistente i pomoćnike – zahvaljujući Zoom-u imaju još jedan dodatan razlog zašto se okrenuti online konferencijama i sastancima. Naime, Zoom vam omogućava da podesite svoje suradnike na ovoj platformi – te svojim suradnicima omogućite da umjesto vas planiraju neka događanja.
Vaši suradnici tako mogu na Zoom platformi podesiti rasporede predavanja ili sastanaka – a sve na temelju vašeg kalendara i obaveza. Dakle, ne morate nužno sami voditi brigu o vašim zakazanim sastancima i video razgovorima – već to možete prepustiti svojem tajniku/ci. Ovo zorno prikazuje kako Zoom ima razumijevanja za sve skupine korisnika – te nije ni čudno što je u kratkom roku stekao takvu popularnost.
Upoznajte goste prije video konferencije
Zoom je posebno popularan među ljudima koji održavaju online predavanja, odnosno online konferencije. Naime, ova je platforma po mnogim kriterijima sjajna upravo prilikom komuniciranja između više ljudi – odnosno u slučaju kada ima više pratitelja online događanja.
Planirate li održati Zoom konferenciju ili predavanja, a niste sigurni kakvi će se sve ljudi pojaviti na tom online događaju – Zoom ima sjajno rješenje za vas. Prije svega potrebno je napraviti predrezervaciju Zoom događaja gdje korisnicima jasno dajete do znanja kada će se održati video konferencija te na koji način se mogu priključiti samome događaju. Nakon toga korisnici koji se odluče prijaviti trebaju popuniti određeni obrazac u kojem ostavljaju svoje podatke – kako biste vi znali tko će sve biti prisutan na konferenciji ili predavanju.
Uz standardna polja poput imena poput imena učesnika, Zoom se pobrinuo za dodavanje dodatnih personaliziranih polja. Zahvaljujući tome možete u prijavni obrazac dodati neka dodatna pitanja na koja korisnik mora odgovoriti – prije nego što se prijavi za vaše događanje. To je super iz razloga jer možete saznati više detalja o publici koja će biti prisutna na vašem događanju – te tako sadržaj koji namjeravate prezentirati prilagoditi afinitetima grupe ljudi kojoj ćete predavati. U dodatnim poljima možete pitati buduće učesnike u kojim tvrtkama rade, čime se bave, koji dio tržišta ih zanima, itd. Sve u svemu, možete dobiti sjajan skup podataka – koji će vam omogućiti podizanje predavanja na jednu višu razinu.
Dodajte više ravnopravnih sudionika razgovora
Navikli smo uglavnom vidjeti kako pojedinac predaje grupi ljudi, odnosno kako netko u razgovoru ima dominantnu ulogu. To je sasvim prihvatljivo prilikom konferencija i predavanja jer većina korisnika samo želi slušati ono što govore uspješni pojedinci. No, dominacija osoba na sastancima možda i nije najbolje rješenje – pa se Zoom potrudio te omogućio ravnopravno sudjelovanje više ljudi u razgovoru.
Želite li komunicirati s više osoba istovremeno, na raspolaganju imate opciju co-host. Potrebno je na platformi aktivirati opciju Meeting te nakon toga odabrati mogućnost da više ljudi ravnopravno sudjeluje u razgovoru. Na taj način dobivate poziciju u kojoj više pojedinaca ravnopravno sudjeluje u raspravi – što često dovodi do boljih, kreativnijih i kvalitetnijih rješenja.
Pokrenite sobu za čekanje
Oni koji redovito prate live javljanja uspješnih ljudi i kreativaca – upoznati su s time kako je ponekad teško ispratiti kada će se osoba pojaviti i započeti s komunikacijom. Naime, ne mora uvijek sve krenuti u točno zakazano vrijeme i moguća su određena kašnjenje – što nekim ljudima smeta i nisu sigurni što raditi za vrijeme dok čekaju da se glavni govornik pojavi.
Zoom je tome doskočio na kraj pa je plasirao funkciju sobe za čekanje. Soba za čekanje zapravo omogućuje skupljanje sudionika određenog online događanja i prije nego što se pojavi glavni akter događanja. Konkretno, možete aktivirati sobu za čekanje u kojoj možete pokazati sadržaj koji ćete prelaziti na razgovoru – te na taj način omogućiti sudionicima da se počnu skupljati na platformi nekoliko minuta prije nego se i vi sami pojavite.
Ova opcija je fantastična jer se korisnici ne moraju skupljati jedan po jedan kada se pojavi glavni govornik, nego velik broj njih čeka i uskače u razgovor kada stigne glavni akter događanja.
Omogućite aktivno sudjelovanje korisnika
Jedna od fenomenalnih stvari koje je Zoom donio u područje video događanja svakako je opcija aktivnog sudjelovanja svih korisnika u predavanjima i razgovorima. Naime, vi kao glavni akter događaja možete s ostalim korisnicima podijeliti bilo što na zaslonu – te će se taj isti sadržaj prikazivati i ostalima. No, ono što je posebno u cijeloj toj priči je što svaki pojedinac može taj sadržaj uređivati samostalno.
Zoom je na svoju platformu ugradio sustav koji omogućuje crtanje ostalih korisnika po prikazu glavnog predavača – čime se znatno podiže razina interaktivnosti. Ovo je posebno pogodno za timove koji dogovaraju neke nove projekte i razrađuju ideje – jer mogu u svakom trenutku nešto nacrtati ili promijeniti na glavnom prikazu koji svi vide. Ova fantastična funkcija korak je naprijed u video komunikaciji timova – i još jedan plus na stranu Zoom platforme.
Spremajte snimke događaja na računalo ili u oblak
Iako vam Zoom omogućuje da unaprijed rezervirate termine događanja i samim time korisnicima jasno naznačite kada ćete biti kreativni online – činjenica je da neki korisnici jednostavno neće moći sudjelovati, ali bi ipak htjeli vidjeti što ste raspravljali u online komunikaciji. Za sve takve korisnike koji žele video materijale gledati kasnije – Zoom je osigurao mogućnost spremanje video i audio sadržaja.
Nakon što određeno predavanje završi, sadržaj predavanja koje ste održali možete spremiti na svoje računalo, ali i na cloud servis koji nudi Zoom. Time možete ovjekovječiti vaš sadržaj i kasnije ga bez problema distribuirati do ljudi koji žele video materijale gledati naknadno. Uz video materijale moguće je snimati i audio materijale, kao i pretvarati audio u video – ako želite dodati određeno notu svojem online nastupu.
Zaključak
Zoom je aplikacija koja je razinu online komunikacije podigla na jednu višu razinu. Iako je popularnost ove aplikacije u velikoj mjeri bila uzrokovana pojavom koronavirusa i zatvaranjem ljudi u domove – činjenica je da Zoom ima mnogo sjajnih značajki zbog kojih bi ga trebali obožavati i koristiti ljudi diljem svijeta.
Iznad samo naveli samo nekoliko glavnih odlika kojima se Zoom može pohvaliti i koje će vam vrlo vjerojatno zatrebati u skoroj budućnosti. No, Zoom nudi još puno više sjajnih stvari i svakako preporučujemo da ga barem na kratko isprobate. Ostaje za vidjeti kako će se popularnost ove platforme kretati nakon završetka karantene kada se svi barem nakratko odmaknemo od pametnih telefona i računala – no mogućnosti koje Zoom nudi svakako bi se mogle sjajno iskoristiti u budućem poslovanju mnogih tvrtki.
Piše: M.Ž.
