Ako želite svoje dokumente zadržati tajnima i ne želite da “znatiželjne oči” gledaju vaše podatke, najbolja opcija je kriptiranje istih. Pogotovo ako ih planirate pohraniti u cloud servisima kao što je Google Drive. Iako je to Googleov proizvod koji je relativno siguran, definitivno nije “neprobojan” i moguće ga je hakirati. Pogledajte samo po IT portalima – svako malo je neki servis hakiran i podaci cure na sve strane.
Postoji nekoliko načina kako vaše dokumente u cloudu zaštititi s lozinkom. Nažalost, Google Drive još uvijek nema nativnu mogućnost za to, nego morate koristiti zaobilazne načine. Nisu preteški za koristiti, ali zahtijevaju više od “jednog klika” da biste to napravili.
Postoje na Internetu određeni servisi i browser ekstenzije koje to mogu učiniti za vas, ali ih ne preporučujemo. Evo mnogo boljih načina kako to napraviti.
Zaštitite svoje uređaje
Google Docs, Sheets i Slides nemaju, kao što smo rekli, mogućnost da individualni dokument zaštitite lozinkom i da ih kriptirate unutar servisa. Oni jesu zaštićeni određenim mehanizmima zaštite na Googleovim servisima. Osim ako ih ne podijelite s nekim, onda do tih dokumenata mogu doći i te druge osobe. Inače su svi podaci zaštićeni vašim usernameom i passwordom.
Da biste ih maksimalno zaštitili s onime što se nudi, koristite jaku lozinku, osposobite two-factor authentication i koristite password manager kako biste za svaki korisnički račun imali drugačiju kombinaciju usernamea i passworda. Ako baš želite još i hardversku zaštitu, možete koristiti USB stickove kao što su Titan ili YubiKey. Ipak, svjesni smo da će samo < 0.1 posto korisnika to koristiti.
Nadalje, zaštitite svoje uređaje – laptop, mobitel, tablet – s lozinkom ili PIN-om. Ako netko dođe do vašeg računala, vjerojatno će moći doći i do Google Drivea. Posebice ako imate sinkronizirani cloud storage s računalom. Uz to, ako koristite Windowse uključite BitLocker ili na Macu FileVault. Ako vam netko i ukrade, npr. laptop, neće moći ući u vaše računalo jer je kriptirano.
Kriptirajte dokumente prije nego ih uploadate na GDrive
Najbolji način koji smo mi našli i koristili je kriptiranje podataka prije slanja na Google Drive. Možda se na prvu čini kao puno posla, ali zapravo nije. Posebice ako se radi o važnim dokumentima za koje ne želite da “iscure” van ili da ih netko treći gleda.
Problem koji uvijek postoji je da netko hakira Googleove servere ili da netko od Googleovih zaposlenika pristupi određenim podacima. Vjerojatno neće, ali zašto ostaviti prostora tom scenariju?
Ako imate neki dokument ili više njih koje želite kriptirati, skinite si third-party alat za kriptiranje (npr. VeraCrypt, AxCrypt, GNU Privacy Guard…), kriptirajte dokument i onda ga uploadajte na GDrive. Kada taj isti dokument želite mijenjati, skinite ga na računalo, dekriptirajte ga i izmijenite. I ponovite postupak: kriptiranje i uploadanje nazad na GDrive.
Jedina mana ovoga je što ne možete onda online mijenjati word i slične dokumente direktno u cloudu. Ali za par važnih dokumenata, to ne bi trebao biti veliki problem.
Kriptirajte dokumente direktno u Microsoft Wordu
Ako se radi o Word dokumentima, možda je najbolje odmah ih kriptirati unutar Office alata. Word ima ugrađenu mogućnost da zaštitite dokument s lozinkom. Odnosno ga ga kriptirate.
Otvorite dokument koji želite kriptirati i zatim odaberite iduće: File – Protect Dokument – Encrypt with password.
Odaberite neku jaku lozinku koju nećete zaboraviti ili više nećete moći dekriptirati taj dokument. Ista lozinka se koristi za kriptiranje i dekriptiranje dokumenata. Nakon što je dokument zaštićen, uploadajte ga na Google Drive.
Google neće moći pročitati taj dokument, niti osoba XY ako dođe do tog dokumenta. Nažalost, LibreOffice još uvijek nema tu opciju i samo ju Microsoft nudi.
Piše: B.P.
