MS Word – Koristite ga kao profesionalac. Učenici, studenti i nastavnici preuzmite Office 365 Education besplatno!

Svi znamo za Microfotov Word (dio MS Office-a) i neke njegove osnovne funkcije, a sada vam donosimo konkretne savjete kako i što napraviti da vaši dokumenti budu vizualno što ljepši i što profesionalniji.

Studenti hrvatskih sveučilišta, učenici i nastavnici imaju pravo besplatno skinuti MS Office Education, a samim time i Word ovdje..

Ne radi se o probnoj verziji! Učenici, studenti i nastavnici ispunjavaju uvjete za Office 365 Education, koji obuhvaća Word, Excel, PowerPoint i OneNote uz dodatne alate za učionicu.

MS Office 365 Education je paket programa koje Microsoft nudi studentima, učenicima i profesorima na besplatno korištenje. U tom se paketu nalaze najpoznatije i najčešće korišteni Office programi:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Microsoft Onenote

Preuzmite ovdje.

MS Word

Savjeta ima mnogo. Neki će vam reći da je najbolje samo formatirati tekst, koristiti maksimalno dva do tri fonta, podnaslove − i da je to “najčistiji” i najljepši dokument. Mi se ne slažemo s time. Svaki tekst mora slijediti neka pravila, no zašto ga ne uljepšati pokojim efektom, lijepom tablicom, slikom ili okvirom? Nije li odlika PR menadžera to što znaju najobičnije stvari uljepšati i predstaviti javnosti na drugi način? Ništa različito nije ni kreiranje Word dokumenata.

Microsoft je u ovaj program ugradio jako puno potrebnih, ali i nepotrebnih alata, stoga se nemojte zbuniti kada pogledate ribbon (alatnu traku). Da, ona je sa svakom novom verzijom mijenjala izgled, postala je preglednija i doslovno sve vam je nacrtano. Starijim korisnicima to se vjerojatno ne sviđa, no jednostavno morate prihvatiti sve promjene. Nije ništa bolji ni Office koji koriste korisnici Maca.

Word je u svojoj kategoriji najbolji program za kreiranje dokumenata

U svakom slučaju MS Office i Word daleko su bolji od besplatnih alata za izradu dokumenata, stoga se nemojte žaliti. Probajte koristiti Writer iz OpenOffice-a, pa ćete vidjeti kako izgleda osrednji softver. Na prvi pogled su odlični, ali nemaju ni deset funkcionalnih alata kao što imate ovdje. No, da se ne ponavljamo, idemo se baciti na konkretne stvari. Krećemo sa shortcutima koji jako ubrzavaju uređivanje i formatiranje teksta.

MS Word: Shortcuti ili prečaci

U samom Wordu postoji oko 40 prečica (engl. shortcut) koje vam olakšavaju i ubrzavaju određeni posao. Tako možete brzo kopirati određeni dio teksta, izrezati ga, podvući, uvećati, numerirati ili slično.

Popis MS Word prečica (shortcut-a):

• Ctrl + Shift + A – označeni tekst se “kapitalizira”, odnosno svako slovo uveća ili smanji. Ako je označeno slovo “a”, prebacit će se u “A”, i tako redom, no i obrnuto iz “A” u “a”, ali i cijeli označeni paragraf ili dio teksta podliježe promjenama.
• Ctrl + Shift + L – označene paragrafe numerira, odnosno primijeni opciju Bulleting i na taj način posloži (izlista) paragrafe.
• Ctrl + B – “boldanje” označenog teksta; vrlo korisno kada želite naglasiti ključne riječi
• CTRL + I – “nakosi” slova (italic)
• CTRL + U – podvlačenje označenog teksta
• CTRL + C – kopiranje označenog teksta
• CTRL + X – izrezivanje označenog teksta
• CTRL + V – zalijepite kopirani ili izrezani tekst
• Alt + Shift + F7 – ukoliko pišete tekst na nekom drugom jeziku (a da nije s područja Balkana), ova kartica će vam otvoriti dictionary, odnosno rječnik pomoću kojeg možete prevoditi riječi s jednog jezika na drugi – recimo s engleskog na francuski i vice versa
• Ctrl + Shift+ D – podvlačenje označenog teksta dvjema linijama, za razliku od naredbe Ctrl + U
• Ctrl + SHIFT+P – brzo otvaranje prozora za promjenu fonta, veličine, boje itd.
• Ctrl + K – umetanje hiperlinka za web stranice.
• Ctrl+J – poravnavanje paragrafa po obje margine, točnije od jedne margine do druge (slično se koriste i kombinacije Ctrl+L, Ctrl + E i Ctrl + R za ostala poravnavanja)
• Ctrl + H – izmjena (“replace”) određenog teksta
• Ctrl + P – brz ispis dokumenta; prije korištenja ove naredbe podesite defaultni pisač
• Alt + Shift + Backspace – “redo” opcija; ako nešto krivo napravite, pritisnite ovu kombinaciju tipki
• CTRL+S – opcija Save
• F12 – Save as
• Ctrl + Shift + S – prozor za podešavanje stila (no spacing, normal, heading 1 itd.).
  Shift + F7 – Thesaurus (prevoditelj) – slično maloprije spomenutoj kombinaciji Alt + Shift + F7, ali Thesaurus je povezan s Internetom i daje vam mnogo informacija o riječi koju pretražujete (kako je gramatički koristiti, je li imenica, glagol ili pridjev i slične informacije) − sve ono što možete naći u rječnicima.
• Ctrl + F1 – skrivanje alatne trake i vraćanje iste nazad
  Ostale kombinacije potražite na Internetu, iako vam neće biti potrebne kao ove spomenute, odnosno toliko ćete ih rijetko koristiti da nema smisla uopće pamtiti kombinacije tipki.

MS Word: Prored, stil i tablice

Svi srednjoškolci muku muče s raznim referatima i esejima koje moraju napisati kod kuće za zadaću, a profesori zahtijevaju da sve bude u skladu s nekim normama. Te norme mogu malo i varirati, pa će neki tražiti poravnanje od ruba do ruba, drugi će tražiti određenu veličinu fonta i proreda, pa da vam olakšamo barem malo, sada ćete vidjeti da je to moguće podesiti u svega nekoliko sekundi. Naravno, nije ovo namijenjeno samo srednjoškolcima, već svima koji svakodnevno koriste ovaj divan alat.

Word vam omogućuje podešavanje gotovo svih opcija, a nudi hrpu odličnih alata, kao i vizualnih efekata, predložaka, stilova, fontova…

Prored se najčešće odnosi na cijeli dokument i kako ga počnete koristiti na početku tako biste ga i trebali koristiti do kraja, no to nije uvijek nužno. Stoga, ako želite dokument s jednakim proredom od početka do kraja, prored podesite prije početka pisanja. No možete i označiti određeni paragraf i samo njemu prilagoditi prored.

To je najlakše učiniti tako da u alatnoj traci odaberete tab Home (prvi i defaultni tab), pogledate alate ispod kojih piše Paragraph (tko bi rekao?) i u donjem redu alata izaberete peti alat kojim podešavate prored (nacrtane su dvije strelice, jedna prema gore, a druga prema dolje). Po nama je najbolje za “sporne” zadaće koristiti prored 1.5 (standardni), dok će drugima više odgovarati prored 1.0.

Probajte redom koji vam je najbolji, a kratice su vam:

• Ctrl + 1 - Single-spacing
• Ctrl + 5 - 1.5-line spacing
• Ctrl+ 2 - Double-spacing
• Ctrl + 0 (nula) – Dodaje ili uklanja 12 “točki” praznina prije paragrafa

Proredi poput trostrukog i četverostrukog su ekstremni i nema razloga da ih se koristi u “normalnim” dokumentima. Na sličan način mijenjate i stil paragrafa, a alati vam se nalaze odmah pokraj alata Paragraph (Heading 1,2,3, Title, Subtitle itd). Svaki stil ima svoju svrhu i nije svaki prikladan za tekstove, nego ti stilovi služe za naglašavanje određenog paragrafa ili naslova/podnaslova.

Tablice su, također, vrlo zanimljive. Prvo promijenite tab s prvog na drugi. Insert tab je tab koji služi za umetanje korisnih stvari u dokument. Pritom ne mislimo samo na slike i tablice nego i na matematičke formule (Equation Editor), simbole, brojeve stranica, footer, header itd.

Studenti hrvatskih sveučilišta imaju pravo besplatno skinuti MS Office, a samim time i Word

Vratimo se ipak na tablice. Četvrti alat slijeva omogućuje vam brzo umetanje tablica, tako da si jednim klikom miša odredite broj redaka i stupaca (maksimalno do 10 x 8). Sve veće od toga ipak ćete morati ručno unijeti: Table − Insert Table − Number of columns: X, Number of rows: Y, s time da možete i odrediti širinu i visinu svake ćelije. Kad smo već kod umetanja, redom imate alate za umetanje slika (picture), clip arta, oblika (razlikujte ih od simbola), small arta (“čudni” znakovi koje nećete baš previše upotrebljavati), headera, footera, pa sve do simbola.

Zastanimo malo kod WordArta. Već smo spomenuli vizualne efekte. E, pa ovo je jedan od tih efekata. Ako želite malo drugačiji naslov ili početak dokumenta, pogledajte što vam MS nudi. Isto tako mnoge efekte možete skinuti online sa službenih Microsoftovih stranica. Text Box je koristan jer vam nudi mogućnost izdvajanja teksta izvan konteksta s određenim pozadinama i obrubima, Drop Cap služi za „kapitaliziranje“ prvog slova u paragrafu na jedan malo drugačiji način i još mnogo toga. Svakako se “poigrajte” time.

MS Word: Podešavanje papira

Iako ne trebate mijenjati margine i udaljenost teksta od ruba papira, zašto ne znati kako to napraviti? Možda vam nekad zatreba. Tako se selimo do trećeg taba Page layout. Nacrtani su vam svi alati kako bi se i informatički neobrazovani ljudi lakše snalazili u Wordu. Prvi alat u grupi alata Page Setup je alat za podešavanje margina.

Imate na raspolaganju pet predložaka, a možete ih i sami podesiti. Nadalje, možete promijeniti orijentaciju papira, promijeniti dimenzije papira (A4, A3, A5, “letter”, custom), umetati page break (ili koristiti kombinaciju tipki Ctrl + Enter), watermark (vodeni žig), mijenjati boju papira, koristiti page borders i slično.

Zadnji tab (View tab) isto je tako koristan, a možete ga iskoristiti za pregled dokumenta prije ispisa ili spremanja, je li sve u redu, kako će izgledati finalni dizajn, postoji i Web Layout za web stranice, Draft, mogućnost umetanja ravnala (engl. Ruler), zumiranje, dijeljenje dokumenta, preslagivanje paragrafa…

MS Word: Ostali savjeti

Da vam želimo samo nabrojati sve mogućnosti, ne bismo mogli unutar par stranica teksta, a kamoli da vam objašnjavamo i opisujemo svaki alat i mogućnost koju MS Word nudi. No za kraj smo ostavili još par sitnica koje je korisno znati.

Prva od njih je “čišćenje teksta” od stilova i formatiranja. Kada tekst kopirate s Interneta ili iz nekog PDF-a u Word, on će najčešće biti loše formatiran, imati u sebi nekoliko fontova, stilova, veličina.

Takav tekst označite i izaberite alat koji možete naći u tabu Home, grupa alata Font, a nalazi se u desnom gornjem kutu – Clear Formatting. Nakon toga bilo bi korisno provjeriti je li tekst gramatički točan i jesu li sve riječi dobro napisane.

Ako pišete dokumente na hrvatskom jeziku, skinite Croatian Language Pack za Office kojim ćete biti u mogućnosti ispravljati krivo napisane hrvatske riječi, a to je najlakše napraviti odabirom taba Review i prvi alat slijeva vam je – Spelling & Grammar (morate ga podesiti prije prve upotrebe).

Dapače, još je bolje kliknuti na Start – All Programs – izabrati Office koji imate – Microsoft Office Tools – Language Settings i tamo podesiti alat kako najbolje vama odgovara i ostaviti si sam Word na engleskom jeziku, jer se teško snalaziti na hrvatskom jeziku. Barem većini prosječnih korisnika koji su navikli na engleski jezik još od prvih verzija Worda.

Kad smo već kod starijih korisnika, ako vam se ne sviđa ovaj novi, moderni ribbon, odnosno alatna traka, možete si skinuti dodatak UBitMenu, koji vraća stari izgled iz verzije 2003, s ponekim dodatkom iz verzije 2007.

U tekstu se nismo previše dotaknuli ni slika. Umetanje slike je lagano (Insert – picture – Browse picture), no morate je prilagoditi tekstu. To možete na nekoliko načina, a najbolji je da se malo poigrate alatima koje Word nudi. Imate alate za mijenjanje veličine slike, pa sve do raznih obruba, sjena, efekata, umetanja teksta oko slike, preko slike itd.

Nismo zaboravili ni naprednije opcije poput korištenja predložaka, povezivanja dokumenata s jako korisnom aplikacijom OneNote ili Outlookom (za e-mailove), korištenje Microsoft Mathematicsa za kompleksnije izračune pa spajanje tih istih formula (izračuna) s Wordom ili Excelom, kreiranje macroa, automatsko popunjavanje tablica iz Word dokumenta ili obrnuto, zaključavanje dokumenta, recovery opciju za spašavanje izgubljenih dokumenata i još mnogo toga.

Takve stvari ćete naučiti s vremenom, a savjetujemo vam da si skinete besplatne knjige s Interneta u kojima imate objašnjene gotovo sve alate i mogućnosti Worda. Najgore što vam se može dogoditi je da hitno morate obaviti neki zadatak (primjerice, napisati “specijalizirani“ dokument) i da usput učite kako, što i zašto.

Toplo preporučujemo da neke stvari već danas počnete učiti i istraživati jer Word je odličan program koji nudi sve što vam treba, pa i mnogo više od toga, a nikada ne znate hoće li vam koji alat zatrebati. Ako se osjećate dovoljno hrabrima, prijavite se na ECDL testiranja i pokušajte položiti razne IT module, između ostaloga i Word. Ugodno učenje!

Piše: B.P.