Problem sa pokvarenim dokumentima ili podacima koji se ne mogu učitati se može dogoditi svakome. Greške se događaju i prije nego što ste to shvatili možete ostati bez nekog važnog dokumenta. Takve stvari se možda ne mogu spriječiti, ali se štetnost njihovog učinka uvelike može umanjiti ako recimo odlučimo napraviti sigurnosnu kopiju podataka. Ipak, nekada se zna dogoditi da kreiranje ”backupa” izostane što može dovest do problema.
Što učiniti ako se dogodi situacija u kojoj imamo neki Microsoft Office dokument kojeg odjednom više ne možemo otvoriti? Što tada? Postoji li ipak neki način kako doći do podataka koji se nalaze u toj datoteki ili dokumentu?
Odgovor glasi da postoje određene metode pomoću kojih možemo pokušati vratiti ono za što smo mislili da je odavno ”izgubljeno.” Kako ostvariti pristup pokvarenim Microsoft Office dokumentima i spasiti što se spasiti da – pročitajte u nastavku.
Kao prvo, dobro je za znati da i sam Microsoft Office u sebi već ima ugrađene neke mogućnosti koje korisniki mogu pomoći da vrati oštećene podatke iz dokumenta. Nadalje, Office bi sam trebao pokušati automatski otkloniti grešku u dokumentu, ako i kada se takva greška pojavi.
Je li Office sam pokušao otkloniti grešku ili nije možemo i sami provjeriti tako da otvorimo Office pod-program i odemo na File – Open, nakon čega trebamo pronaći pokvareni dokument, odabrati ga i preko opcije Open odabrati opciju Repair. U nekim slučajevima ovaj način može otkloniti greške u Office dokumentima bez da korisnik treba previše tražiti što i kako učiniti ne bi li se kvar otklonio.
Ipak, bez obzira na to, često se nažalost zna dogoditi da Office sam po sebi ne može otkloniti grešku i da je potrebno još nešto poduzeti ne bi li se problem riješio. Razlozi su mnogobrojni.
Što recimo ako se Office ”sam od sebe” isključi i prestane s radom? To se zna dogoditi, pogotovo u situacijama kada ste naglo restartirali računalo ili ako je recimo došlo do naglog nestanka struje. Ne trebam niti reći da naglo zatvaranje aplikacija, programa ili naglo gašenje računala može dovesti do velikog broja neočekivanih problema (tu ne mislim samo na ”čudan” rad Microsoft Officea nego na čitav spektar problema).
Ako ste zbog bilo kojeg razloga naglo ugasili računalo to može dovesti do toga da je neki Office dokument koji je prethodno bio otvoren sada pokvaren i da ga se ne može otvoriti niti učitati. Ima li nade u takvim slučajevima? Postoji nešto što se zove AutoRecover. Radi se o opciji koja pokreće Office ondje gdje je ”stao” odnosno pokreće ga do onog trenutka kada je računalo naglo bilo ugašeno.
Ako pak AutoRecover ne radi, postoji i manualan način da ga se pokrene. Kako? Jednostavno. Pokrenite Office program te nakon toga odaberite opciju File – Recent – Recover Unsaved Documents. To bi trebalo vratiti dokument koji je bio otvoren prije neočekivanog gašenja Officea.
Unatoč tome što je original Office dokumenta možda pokvaren i samim time nečitljiv, dobra stvar je ta što često na računalu postoji i druga verzija tog dokumenta. Ta druga verzija, odnosno kopija je stvorena ili preko Officea ili preko sigurnosne kopije sustava. Hoće li Windows OS kreirati sigurnosnu kopiju tog dokumenta i gdje će je pohraniti ovisi o dosta toga.
Recimo, ako ste u svojim Windowsima omogućili kreiranje sigurnosne kopije (ili Windows Backup), vrlo je vjerojatno da će ti dokumenti biti snimljeni unutar sigurnosne kopije Windowsa. Ako to želite provjeriti, desnim klikom kliknite na Microsoft Office i nakon toga odaberite svojstva pa nakon toga kliknite na prozor prošlih verzija (Properties – Previous Versions). Ako vidite da ondje postoje starije verzije dokumenta, one će vam se pokazati kao izlistane.
Vi sada pokušavajte tako što ćete pokušati otvoriti svaku od tih verzija dokumenta sve dok ne pronađete onu koja nije pokvarena. Nakon što pronađete verziju dokumenta koja se može otvoriti, kliknite na Vrati (Restore) i to je to. Dokument će biti vraćen i spreman za korištenje.
OK, sve smo pokušali no čini se da ništa ne funkcionira. Što tada? Što ako Office ne može popraviti oštećen dokument? Što ako u našem računalu ne postoji kopija neoštećenog dokumenta? Ne očajavajte jer još uvijek ima nade. Ako ništa od onoga što smo dosad rekli ne upali, ono što nam preostaje jest potraga za nekim third-party alatima koji bi nam mogli pomoći.
Iako sam Microsoft Office ne može otvoriti oštećen dokument, to ne znači da neki drugi pod-program Officea možda ne bi mogao napraviti ono što Office sam ne može. Postoje neki programi, kao što je recimo Apache OpenOffice koji su se često puta pokazali kao odlične alternative Microsoft Officeu, pogotovo u slučajevima kada Microsoft Office ne može otvoriti neki od dokumenata.
Još jedan koristan način je korištenje Data Recovery mogućnosti.
Svaki puta nakon što otvorite Office dokument, on sam kreira skrivenu kopiju samog sebe u operativnom sustavu. Radi se o privremenoj kopiji dokumenta koja nestaje istog trenutka nakon što zatvorite originalan dokument. Iako ta privremeno stvorena kopija nestaje, to ne znači da je ne možete vratiti.
Bez obzira na to što neki dokument može biti obrisan s vašeg računala to ne znači da je taj dokument istog trenutka obrisan sa lokacije gdje je bio pohranjen na računalu. Dapače, taj prostor je označen kao prostor koji je dostupan za prepisivanje (overwriting), što znači da programi za vraćanje podataka možda mogu vratiti i privremenu kopiju Office dokumenta.
Posljednji i možda najkorisniji savjet koji vam mogu dati se odnosi na onu dobru, staru poslovicu – bolje spriječiti nego liječiti. Problemi sa oštećenim i pokvarenim datotekama i dokumentima mogu biti gnjavaža koja vam može potrošiti i vremena i živaca, s time da zaista ne postoji stopostotno rješenje za ovakve probleme.
Da takvi problemi ne bi uopće nastali i da bismo njihove negativne učinke sveli na najmanju moguću mjeru ono što je najbolje za učiniti jest kreiranje sigurnosne kopije podataka. Jest da i to troši vremena i da vam i to možda ponekad može ići na živce, ali sigurnosni ”backup” datoteka i dokumenata, pogotovo onih važnih, će se dugoročno isplatiti.
Ako vam se i dogodi greška s nekim dokumentom i ako ga ne budete mogli otvoriti, nema problema jer ćete imati kopiju i na taj način ćete sami sebe poštedjeti svega onoga što je moguće izbjeći.
Piše: S.M.
