Potreba da se radi više od 8 sati na dan dovela nas je do toga da moramo surađivati i van kompanije, odnosno “radnog vremena”. Da nema kolaboracijskih platformi i alata, bilo bi užasno teško. Slanje email poruka, privitaka, slaganje dokumenata iz 100 dijelova… No, to je stvar prošlosti
Ako ste dio poslovnog svijeta, posebice IT sektora, onda znate što znači cijeli dan biti dostupan. Tu su mobiteli, računala, društvene mreže, emailovi, IM aplikacije … Ne kažemo nužno da je samo u IT sektoru tako, ali pošto smo informatički časopis, zadržati ćemo se u našoj domeni. Dostupnost 24/7 je nažalost, ili na sreću nekih, postala dio naših svakodnevnih života.
No, dostupnost sama po sebi nije dovoljna. Puno je više potrebno da bi se kompanija ili pojedinac razvijali. Zato su razvijeni razni kolaboracijski alati putem kojih više ljudi može raditi na istom projektu, te u par sekundi ili minuta podijeliti određeni sadržaj sa kolegama s posla. Ili sa širim krugom ljudi. No, poanta je da svi mi koristimo takve alate, iako možda ne razmišljamo o njima. To su razni DMS-ovi (engl. Document management system), baze znanja, platforme za dijeljenje poruka i ostalog sadržaja … Nas danas zanimaju koje su to najpopularnije platforme, odnosno softveri ovakve vrste, te što one mogu ponuditi pojedincima, ali i kompanijama, te naravno, koje su prednosti i mane korištenja tog istog softvera.
Piše: Boris Plavljanić
Online kolaboracija
Kao što smo rekli, online kolaboracija, točnije alati za online kolaboraciju daju mogućnost ljudima diljem svijeta da surađuju u realnom vremenu putem Interneta. Dotični sudionici mogu u isto vrijeme raditi na raznim dokumentima, pisati si bilješke, dopisivati se, raditi „brainstorming“ … bez potrebe da se nalaze na istom mjestu ili u istoj prostoriji. Vjerujemo da svi vidite prednosti ovih alata, jer putem njih posao je brže gotov, možete raditi od doma ili sa bilo kojeg drugog mjesta na svijetu. Čak možete koristiti i mobilni uređaj kako biste nešto napravili. Ne mora to nužno biti računalo. Neki će reći – da, sada možemo i moramo raditi od doma. Slažemo se – ovakvi alati su omogućili pojedinim kompanijama da stalno nadziru zaposlenike koliko i kada rade, no to je život. Mi i dalje smatramo da su ovi alati odlični, bez obzira na sve. Ako ništa drugo, sve vam je u cloudu i ne morate se brinuti da ćete nešto izgubiti ili obrisati.
Ključne odlike alata
Kao što možete pretpostaviti, ključne odlike ovih alat sa lakoća korištenja i brzo podešavanja/postavljanje. Zar mislite da bi ljudi koristili nešto što je kompleksno i zahtjevno? Bi, ali ako ne moraju, vrlo vjerojatno ne bi. Dobri alati su čisti što se dizajna tiče, te su im funkcionalnosti jednostavne, a s druge strane pomažu pojedincima u komunikaciji i suradnji sa ostalim kolegama. Nadalje, tu je sigurnost koja mora biti na vrlo visokoj razini jer se često putem ovih alata razmjenjuju poslovne tajne, kao i poslovni zadaci, te dokumenti. Bilo kakvo neovlašteno upadanje u sustav i čitanje povjerljivih informacija nije dobro. Dapače, katastrofalno je. Nadalje, alati ovise o potrebama korporacija ili skupina ljudi koji žele surađivati.
Ako vam treba alat za „brainstorming“, onda ćete vrlo vjerojatno koristiti alat koji vam to dopušta. Ako vam treba alat koji ima mogućnost dopisivanja, naći ćete si takav alat. Svaki alat je specifičan i nudi neke posebnosti koje drugi nemaju. Tako da je to vrlo diskutabilno pitanje. Ono što svakako alati moraju imati su mogućnost dijeljenja datoteka (uploadanje istih u oblake, tj. Na platformu da budu dostupne svima), kalendar, razne notifikacije koje dolaze na email kada se određeni dokument promijeni …
Dodatna sigurnost
Mnogi alati imaju poseban sloj sigurnosti. Taj sloj se najčešće sastoji od dvostruke autentifikacije – spajanje sa kombinacijom korisničkog imena i lozinke, te još potvrde da ste to vi. To može biti putem linka koji će vam doći na email, generiranjem određenog broja na mobitelu preko odgovarajuće mobilne aplikacije ili slično. Uz to, mnoge platforme nude još i razine na koje možete podijeliti korisnike, pa tako oni možda ne mogu vidjeti sve dokumente i informacije koje se nalaze na vašoj platformi, pa da netko slučajno i uspije upasti u sustav, neće vidjeti sve što bi inače mogao vidjeti. To je vrlo korisno, jer najpovjerljiviji dokumenti se najčešće ne dijele svima, nego samo pojedincima i samo ih pojedinci mogu vidjeti. Ovaj problem je bio česta tema rasprava kada se raspravljalo koji je alat najbolji. Danas svi imaju neke dodatne zaštite tako da ne morate o tome brinuti.
Da li su ovi alati dobri za velike organizacije?
Odgovor nije jednostavan, no globalno – je. Virtualna kolaboracija je odlična za organizaciju bez obzira koliko je velika, dok god postoji volja da se radi putem Interneta. I nije ova vrsta komunikacije dobra samo unutar kompanije. Čak mnoge kompanije koriste ove platforme za suradnju sa klijentima. Zašto? Zato jer je to transparentno, ljudi u kompaniji se mogu po potrebi brzo uključit ukoliko za to ima potrebe, dok će klijent dobiti sve putem Interneta. Neka istraživanja pokazuju da mnogi klijenti to vole i da zbog toga imaju dobro mišljenje o kompanijama s kojima surađuju. Bez obzira na to, ovakvi alati su odlični za svakodnevnu primjenu.
Spomenimo još da danas mnogi poslovi, ponavljamo – posebice u IT sektoru, zahtijevaju da ste stalno na terenu i jednostavno nemate vremena ni mogućnosti raditi sa jednog mjesta i u određeno vrijeme. Tada ste jednostavno prisiljeni koristiti ovakve platforme jer posao mora biti gotovo. Mnoge kompanije čak dopuštaju svojim zaposlenicima da manje rade u kompanijama tokom „standardnog“ radnog dana (od 8 do 16 ili 9 do 17 sati), jer kasnije koriste ove alate i na taj način zapravo rade „cijeli dan“. Opet ponavljamo – sve ovisi od organizacije do organizacije i ponekad ovakav način rada jednostavno nije moguć.
Podjela kolaboracijskog softvera
Softver koji mi spominjemo ovdje se može podijeliti u mnogo skupina i podskupina. Dapače, često ćete vidjeti razne raspodijele alata po raznim kategorijama, te se ponekad teško snaći u svim ti podjelama. Neke od tih podjela dijele alate u elektroničke komunikacije alate, elektroničke konferencijske alate, koordinacijske alate, alate za prikupljanje podataka … pa su to onda razne podskupine i tako dalje. Da, slažemo se da email i Asana nisu jednaki alati i da nemaju istu svrhu. No opet postoji jasna razlika između email servisa koji služi isključivo za slanje email poruka, te Asane koja se smatra jednim od najboljih kolaboracijskih alata na tržištu i iza kojeg stoji jedan od suosnivača Facebooka. Ne trebaju vas ovakve stvari zamarati, no ako ćete tražiti alate ovog tipa, da znate što vas čeka. A sada pogledajmo što je to na tržištu što biste morali pogledati i isprobati.
ASANA
Alat za online suradnju je dobio jako puno na popularnosti unazad par mjeseci, točnije godinu dana. Organizacije, bez obzira na veličinu su počele koristiti Asanu kako bi lakše mogle upravljati ljudima i projektima, te kako bi ljude odučili od emailova koje mnogi ni ne čitaju. Ili se izgube ili se ne pošalju svima onima koji bi trebali dobiti poruku i slično. A da ne pričamo o tome da je nemoguće pratiti emailove koji kolaju između više osoba i sa više dodataka. Zato je Asana mnogo bolji izbor. Iza Asane, kao što smo rekli, stoji suosnivač Facebooka Dustin Moskovitz, te Facebookov bivši programer i voditelj nekih projekata Justin Rosenstein.
Nas Asana jako podsjeća na Evernote – aplikaciju za vođenje bilješki. Oba proizvoda su otvorena, fleksibilna i puna raznih korisnih mogućnosti. Jedini problem je što nekada ne znate kako koristiti određenu opciju, odnosno kada biste ju mogli iskoristiti. No, bez obzira na to, Asana je vrhunski proizvod. Glavna stvar ovog proizvoda je mogućnost podijele projekata po timovima, te dodjeljivanje zadaka i praćenje napretka dotičnog projekta. Na taj način projekt manageri mogu zaposlenike podijeliti po projektima (dati im pristup samo određenim projektima), te ih nadzirati u radu. Svaki od tih zaposlenika onda može sudjelovati u razvoju projekta – u onim zadacima koji mu se dodijele, te u ostalima ako ima dopuštenje za to. Osim toga, moguće je komentirati određene zadatke, voditi raspravu u realnom vremenu, dijeliti datoteke (prikačiti ih za projekt ili određeni zadatak), kreirati manje pod zadatke, obojati različite zadatke drugim bojama kako bi ih što bolje razaznali (boje mogu simbolizirati i prioritete) i još puno toga.
Naravno, nije sve ni idealno – Asana ne radi ako nemate Internet konekcije, nema modul za chat, odnosno razgovore djelatnika, nego nudi samo mogućnost komentiranja zadataka … Generalno gledano, Asana je odlična i kada se naviknete na nju, nećete moći bez nje, no ima svojih nedostataka kao i svaki servis, odnosno proizvod. Ako imate volje i vremena, probajte ju koristiti. Pa čak i za vođenje vlastitih projekata. Asana je bolja od mnogih ToDo listi koje ste koristili – vjerujte nam.
YAMMER
Oni koji se bave društvenim mrežama profesionalno su vjerojatno čuli za Yammer- To je proizvod koji je Microsoft nedavno kupio za 1.2 milijarde dolara (da, dobro ste pročitali), a često ga se naziva „Facebook za poslovni svijet“. Ukratko, riječ je o društvenoj mreži koja je u potpunosti fokusirana na posao. Recimo, kompanija koja ima potrebu za time, kupi Yammer, odnosno društvenu mrežu i kažu da joj je domena @imeKompanije.com. I svi zaposlenici koji imaju email adresu koja završava sa točno tom domenom, mogu se registrirati i biti dio društvene mreže koju posjeduje zapravo kompanija. Vrlo je slična Facebooku zapravo, no nudi neke jako dobro opcije. Naravno, i ovdje imate svoj profil, glavni zid (newsfeed) na kojem se pojavljuju postovi i slično. Prijatelje ne morate dodavati, automatski vam se dodaju sve kolege iz firme, odnosno oni koji su se registrirali u ovoj domeni. Ono zašto nam se Yammer sviđa je mogućnost brzog kontaktiranja ljudi iz kompanije, mogućnost segmentiranja razgovora po grupama (odjelima), mogućnost objavljivanja postova, zajedno sa datotekama, mogućnost plasiranja posta u samo određenu grupu, mogućnost spajanja grupa i objavljivanje postova u više grupa odjednom, te zajednički – glavni – repozitorij datoteka. U taj repozitorij se mogu postavljati datoteke, dodjeljivati prava na određenu datoteku ili grupu datoteka, raditi na datoteci u realnom vremenu.
Zapravo, Yammer ima sve što poželite. Chat? Ima. Grupiranje razgovora? Ima. Repozitorij datoteka? Ima. Ima sve što poželite. Naravno, na zidu nećete naći postove u kojima su objavljene slike vaše omiljene glumice, nego postove vezane uz posao i svaki post na zidu je vjerojatno važan. No, na taj način svi su uvijek u toku i ne mogu reći da nešto nisu vidjeli ili čuli. Yammer, za razliku od Facebooka, sve postove objavljuje svima i nema algoritma koji određene postove skriva, a određene objavljuje. Svi postovi su kronološki postavljeni na zidu. U svakom slučaju, ako vaša kompanija razmišlja o korištenju slične platforme, slobodno preporučite nadređenima Yammer.
Trello
Znate li što je Kan ban? To je metoda organizacije posla, odnosno planiranje i razvoj proizvoda u realnom vremenu. Ako vas detaljnije zanima što je kan ban, slobodno potražite tekstove za Internetu, ima ih koliko god želite. No, ono što sada morate znati je da se kan ban metoda zasniva na pločama. Logično pitanje je – „kakvim pločama“? Jedna ploča označava zadatke koji se moraju odmah napraviti, jedna ploča predstavlja zadatke koji su napravljeni, jedna ploča predstavlja ideje koje bi se mogle uzeti u obzir … Jeste shvatili? Super, nastavljamo dalje.
Trello je jedan od alata koji rade na ovom principu. Vi kao kreator, odnosno administrator/korisnik možete raditi ploče kakve god želite. Možete ih nazivati kako želite i koristiti kako želite. Dobro, ne baš kako želite, ali u biti imate širok raspon mogućnosti. Naravno, možete pozvati i druge korisnike da vide vaše ploče kako bi mogli sudjelovati u projektu. Recimo da ste napravili 5-6 ploča na kojima će se dodavati zadaci. Slijedeći logičan korak je dodavanje korisnika u projekt kako bi oni mogli vidjeti ploču, a zatim im morate dodijeliti prava – da li mogu samo gledati ili mogu i modificirati postove. Kada ste to napravili, spremni ste za posao. Sada ti isti korisnici mogu s vama pisati po tim pločama.
Na taj način svi sudjeluju u projektu. Recimo da imate ploču „Ideje“. Korisnici mogu pisati ideje koje im padnu na pamet, a na vama je da ih prihvatite ili ne. Ako nađete neku zgodnu i korisnu ideju, možete ju samo povući na ploču „To do“. I to je to. Trello se bazira na postovima koji se objavljuju na dotičnim pločama, a svaki post može sadržavati slike, video isječke, tekst, tekst sa datotekama (možete ih povući sa mnogih cloud servisa) i slično. Trello je tu da ubrza proces razvoja proizvoda i da vam pomogne da pratite razvoj kroz jedan prirodni ciklus. Trello nije jedini ovakav alat – ima još sličnih, no Trello je definitivno jedan od 3 najbolja alata ovog tipa na tržištu.
activeCollab
Još jedan zanimljiv alat je activeCollab (nadalje: AC). Riječ je o alatu koji je sličan Asani, ali i Trello, pa ga je teško uspoređivati sa drugim alatima. To je platforma za online suradnju, ali ima jako puno mogućnosti, tako da će ga rijetko koja organizacija uopće iskoristiti u potpunosti. Glavni i najkorišteniji modul je definitivno vođenje projekata i zadataka za pojedince, no daleko od toga da je to jedini modul vrijedan spomena. Dapače – sviđaju nam se i drugi segmenti. No, krenimo redom.
Vođenje projekata kroz AC je stvarno lagano. Sve što trebate dodati je projekte i to je to – dvije minute posla. Nakon toga treba početi dodavati zadatke u svaki zaseban projekt. Add task – upišite potrebne podatke i to je to. Svaki zadatak se sastoji od širokog spektra podataka koje možete ili ne morate upisati. No svaki zadatak može imati nositelja zadatka (možete pridodijeliti zadataka pojedincu), možete napisati opis zadatka, rok do kada mora biti gotov, prikačiti datoteku ili datoteke, staviti linkove … Možete što god želite. Uz to ide i modul koji vam na vremenskoj crti prikazuje aktivne zadatke i datume do kada bi sve trebalo biti gotovo. Vrlo koristan dodatak jer kada na ovaj način vidite zadatke, biti će vam mnogo jasnije kako se projekt razvija i u kojoj je fazi,
Tu je naravno i log svih zadataka i aktivnosti korisnika koji može biti vrlo koristan kada želite vidjeti što je pojedini zaposlenik radio ili radi. Log možete filtrirati po više kriterija, tako da ne sumnjamo da će vam biti koristan. Uz ovo nabrojano, možete skinuti i dodatnu malo aplikaciju koja vam mjeri vrijeme. Recimo, krećete raditi na nekom zadatku – pokrenete timer, označite projekt i zadatak koji radite i zaboravite na timer. Kada ste gotovi sa zadatakom, kroz timer stisnite da ste gotovi. To vrijeme se automatski zapisuje u AC tako da će vaš manager znati koliko ste vremena potrošili na koji zadatak. A to nas vodi do slijedećeg – naplate. AC vam nudi mogućnost kreiranja računa za projekt ili određene stavke projekta. Možete ga sa generirati sa dva klika mišem. Sve u svemu, radi se o fantastičnom proizvodu. Cijena? Kreće se od 25 dolara mjesečno za tim do 5 ljudi, pa sve 300 dolara za velike korporacije. Ako uzmemo koliko vremena ovakav softver uštedi, cijena i nije prevelika.
Atlassian Stack
Ne, ne radi se o jednom proizvodu nego o nekoliko proizvoda kompanije Atlassian. Ukoliko ste softverska kompanija, odnosno bavite se proizvodnjom softvera, ovo je idealan set alata za vas. Atlassian je mnogima poznat zbog BitBucketa, odnosno servisa za pohranu programskog kôda u oblake. No, Atlassian je mnogo više od toga. Što ulazi u ovaj „stack“. Nekoliko proizvoda:
Confluence – Ovo je platforma koju možemo usporediti sa Asanom ili activeCollabom. Riječ je o alatu koji nema previše mogućnosti, ali ih ima dovoljno. Odnosno, one koje su ugrađene će biti dovoljne većini korisnika. Confluence bi trebao biti centar znanja, odnosno mjesto na kojem će svako vidjeti što mora raditi, kao i što će moći podijeliti znanje sa drugima. Confluence vam tako nudi izradu projekata i podjelu posla po istima, ali i mogućnost kreiranja zapisa u zajedničkoj bazi podataka, kao i dijeljenje raznih datoteka. Za male timove, ovo je idealno. Čak imate i mobilnu aplikaciju putem koje možete pristupiti ovoj platformi i uvijek biti u toku sa tekućim obavezama.
Yira – Drugi alat koji je došao iz radionice Atlassiana je Yira. To je malo specijaliziraniji alat za programerske timove u kojima oni mogu pratiti svoje zadatke. Na prvu biste pomislili da je to onda vrlo slično maloprije spomenutom Confluenceu. I je i nije. Yira ne nudi baš iste mogućnosti – više je kao Kan ban ploča na kojoj se nalaze zadaci, a te zadatke pojedinci onda mogu rješavati, te pratiti koliko su radili na njima. Uz to, Yira se može povezati uz BitBucket, što je vrlo korisno. U praksi, Yira se pokazala odličnom za rad do 10-ak programera. Nakon toga, postoji velika šansa da dođe do zbrke tko što radi, no uz dobru organizaciju, ni to nije problem. Posebice ako ovaj softver koriste kompanije poput Squarea, NASA-e, eBaya, CISCO-a, Adobea, BMW-a, LinkedIn-a …
HipChat – Kao što samo ime kaže, radi se o aplikaciji za razgovor, odnosno kolaboraciju. HipChat je klasičan chat alat upakiran u lijep dizajn. Da li je to loše? Nije. Ovo je alat s kojim možete razgovarati sa ljudima 1-na-1, možete napraviti grupne razgovore kako bi više ljudi moglo sudjelovati u raspravi, možete dopustiti „gostima“ da se na određeno vrijeme spoje na grupne razgovore, te ostvariti video poziv sa ljudima. Naravno, u razgovoru možete slati i datoteke, no to nije vrijedno spomena. To mogu apsolutno sve aplikacije ovog tipa. Spomenimo još mogućnost pretraživanja povijest razgovora, te mogućnost spajanja na HipChat preko mobitela.
Ako imate puno zaposlenika, ovo je aplikacija koju želite imati.
Dev alati – Rekli smo da je Atlassian kompanija orijentirana na kompanije koje se bave razvojem softvera. Zato u ponudi imaju alate koji služe više-manje programerima. Najpoznatiji njihov proizvod je BitBucker. Cloud mjesto na koje pospremate svoje kôdove. Kako? Uz pomoć gita, koji je iznimno popularan unazad par godina. Zbog toga BitBUcket omogućuje prilično lako suradnju programera. No, osim BitBucketa tu je i SourceTree – aplikacija za brzo i lako slanje kôda na BitBucket (op.a. bez ovog alata, morali biste koristiti komandnu liniju, što otežava posao). Nadalje, tu je i Stach – sustav koji vam omogućuje da podignete BitBucket na svom serveru unutar kompanije. Ako ne vjerujete „oblacima“ i želite kôd imati lokalnu u kompaniji, Stash je najbolji izbor.
Atlassian još u ponudi ima i Git Essentials, Agile Ready, Service Desk … preporučamo vam da sami pogledate dotične alate i odlučite koji želite koristiti. Cijene se kreću od 10 dolara na više.
