SMB softver: 20 besplatnih/jeftinih alata za mala poduzeća (i pojedince)

Iako većina malih i modernih kompanija treba softver, ne morate potrošiti bogatstvo na isto. Dovoljno je koristiti besplatne/jeftine popularne alate i mirni ste neko vrijeme. Barem dok ne narastete ili ne budete trebali specifične alate za specifične procese i taskove. To je takozvani SMB softver (small/medium business).

Na tržištu ima jako puno dobrog i besplatnog softvera, a mi smo izdvojili 20 alata koji bi trebali pokriti veći dio vašeg poslovanja i pomoći vam da lakše i brže razvijate kompaniju, te da brinete o poslu, a ne o softveru. U tekstu se nalazi softver za praćenje zaposlenika, računa, mailova, taskova i slično.

Nadamo se da će vam se svidjeti naš odabir. Iako u naslovu piše da su to alati za mala poduzeća, neke od tih softvera (op.a. zapravo dobar dio istih) mogu koristiti i pojedinci – bez obzira bave li se poduzetništvom ili ne. Stoga krenimo na pregled softvera i pogledajmo što se nudi.

1. End protection (Avast) – Prvo što vam treba je dobra zaštita. Avast nudi besplatne AV programe, no za 20-30 eura možete dobiti End protection suite koji služi za zaštitu servera i računala na mreži. Sasvim solidna obrana od malwarea, virusa, vanjskog “hakiranja” i pecanja (op.a. engleski phishing), te pravoremeno i redovno sigurnosno skeniranje sustava. Možete uzeti 30 dana besplatnog probavanja i vidjeti odgovara li vam ili ne. Svakako određenu zaštitu morate imati!
2. Project management (Wrike) – Wrikeova solucija za projekt management je odlična, bez obzira koju razinu iste koristili. Ona vam daje platformu za kolaboraciju, imate 2 GB besplatnog prostora, 5 usera i neograničen broj suradnika. Odličan alat za dijeljenje i pregled taskova u realnom vremenu, razmjenu podataka, datoteka i svih ostalih multimedijalnih sadržaja. Odlično za male timove.
3. Video konferencije (join.me) – Video konferencije su odlične za sastanke sa klijentima, radnicima koji nisu u redu, potencijalnim kupcima… Join.me je odlično besplatno rješenje koje nudi besplatne razgovore do 10 korisnika, dijeljenje ekrana, datoteka … Možda nije najrobusnije rješenje na tržištu, ali je najbolje besplatno rješenje ovog tipa. Skype i ostali slični alati znaju dosta koštati za kompanije.
4. Zoho recruit – Mala poduzeća se često nemaju vremena baviti novim zaposšljavanjima i traženjem idealnog kandidata. Softver Zoho recruit vam može pomoći da nađete idealnog kandidata, te da s njime komunicirate preko spomenutog softvera. Besplatna varijanta vam nudi da imate 1 usera (HR managera) i da možete paralelno otvoriti 5 pozicija na koje se kandidati mogu prijaviti.
5. HR Management (Deputy) – Kada ste našli idealnog kandidata, vrijeme je da pratite njegov napredak. Deputyjeva aplikacija HR management vam omogućava da pratite sve zaposlenike, pišete im rasporede, taskove, vidite na čemu rade i slično. Odličan all-in-one softver koji košta svega 1$ mjesečno po zaposleniku. Dodatne opcije se dodatno i naplaćuju.
6. Računovodstvo (Wave) – Iako većina poslovnih subjekata u Hrvatskoj mora imati računovođu – što zbog propisa, što zbog loših zakona – nije loše imati i interni alat kao što je Waveov Accounting softver. On vam omogućava kreiranje i spremanje računa, praćenje troškova i slično. Ako trebate “backup” za posao koji vam radi računovođa, ovo je dobar alat, samo što košta 19 dolara mjesečno. Ponekad se ovakva investicija isplati. Posebno u Hrvatskoj.
7. Business planning (EquityNet) – Ako tražite investitore i želite se širiti, EquityNet vam nudi crowdfunding platformu gdje možete skupiti novac. Samo potencijalnim “ulagačima” morate obrazložiti vaš poslovni plan i što pokušavate napraviti. I zašto. I onda postoji šansa da dobijete određeni novac koji vam je potreban za širenje. Zanimljiva platforma, a k tome i besplatna.
8. Društvene mreže (HootSuite) – Dok ste mala firma, ne trebate imati ljude za društvene mreže i kojekakve platforme, kad vam je dovoljan HootSuite. On vam dozvoljava da povežete nekoliko Facebook, Twitter i sličnih korisničkih računa i da sve pratite na jednom mjestu. Preko HootSuitea možete namjestiti kada da vam se objave određeni postovi, komunicirati sa kupcima, odgovarati na poruke, pratiti koji post ima koliko klikova, koliko pratitelja imate na društvenim mrežama i još mnogo toga. Jako dobar alat.
9. Email marketing (MailChimp) – Ako trebate slati veće količine mailova, tada je najbolji alat za to MailChimp. Iznimno je dobar i popularan, a ako imate manje od 2000 pretplatnika i šaljete mjesečno manje od 12000 mailova, ovaj alat je za vas besplatan. Uz to, omogućuje vam da u kratkom vremenu iskreirate lijepe mailove i pošaljete ih svojim korisnicima.
10. CyberGhost VPN – Male kompanije koje su zabrinute za svoju online sigurnost, trebale bi koristiti VPN usluge. Jedna od tih je CyberGhost koja nudi i besplatnu varijantu za sve korisnike. Malo ga je teže inicijalno podesiti i nemate potporu za Linux i Mac (osim ako ne platite), no za brzu i jednostavnu upotrebu je odličan alat koji garantira sigurnost i barijeru od znatiželjnih pogleda.
11. Vizualizacija podataka (Tableau Public) – Ako trebate jednostavan i dobar alat za vizualizaciju podataka, onda morate probati ovaj od Tableau-a. Riječ je o alatu koji može primiti podatke sa mnogo izvora (mnogo više ako platite) i prikazati vam ih na mnogo načina, te ih spremati u njihov cloud storage. Nismo ga previše koristili, no izgleda kao koristan alat.
12. Microsoft Power BI –  PowerBI je mnogo kompleksniji alat od same vizualizacije podataka. Ovaj alat vam može čitati podatke iz jako puno različitih izvora, analizirati ih, pripremati, spremati … Sve što trebate i ne trebate. Jako dobro rješenje od Microsofta. Od njih ni ne očekujemo ništa manje. A ako imate potrebe za premium opcijama – možete ih platiti. Inače je alat besplatan uz neka ograničenja.
13. Document Management (Zoho Docs) – Male firme uvijek imaju isti problem – kako u realnom vremenu dijeliti dokumente? Rješenje za taj problem je Zoho Docs. Ima i “popularnijih” imena, ali ova usluga je besplatna za 25 korisnika od kojih svaki ima 5 GB na korištenje. To vam neće dati druge kompanije, pa samo zato odabrali Zoho Docs. U ovu uslugu spada neograničeno dijeljenje podataka i mapa sa drugim korisnicima, kolaboracija, povezivanje Zoho-a sa Dropboxom, 2FA, neograničena sinkronizacija sa uređajima i još mnogo toga.
14. Helpdesk softver (Zoho Desk) – Kad je riječ o malim firmama, teško se možemo distancirati od firme Zoho koja u svom portfoliju ima jako puno dobrih proizvoda. Jedan takav je i Zoho desk kojeg možemo svrstati u Helpdesk aplikacije. Nju se može koristiti za helpdesk, bazu podataka, forum. Ili možete proširiti funkcionalnosti sa premium uslugom. U svakom slučaju, ako imate dosta kupaca nije loše imati helpdesk aplikaciju tako da sve upite imate na jednom mjestu.
15. E-Commerce (X-Cart) – Za kompanije koje se bave prodajom, ali nemaju puno novaca da ulože u kompleksniju online trgovinu, preporučili bismo softversko rješenje od X-Carta. X-Cart-5 je naziv besplatnog softvera, ali nije plug-and-play nego vam treba osoba sa malo IT znanja da bi sve dovela u red i da bi sve funkcioniralo. Ali odlično besplatno rješenje jednom kada ga postavite da radi.
16. Skeniranje i spremanje dokumenata (Evernote Scannable) – Scannable je nova aplikacija iza koje stoji Evernote, a ima samo jedan cilj – ukloniti fizičke papire. Aplikacija vam nudi mogućnost da sa kamerom na smartphoneu slikate dokument, posjetnicu ili nešto treće, i to odmah uploadate u cloud kojem mogu pristupiti ovlaštene osobe. Svaki dokument se zasebno sprema u svoj note (bilješku) unutar Evernote bilježnice što je super.
17. Online ankete (SurveyGizmo) – Ako trebate napraviti online anketu, postoji nešto bolje od Googleovog Doca, a to je SurveyGizmo. Riječ je o firmi koja vam nudi da besplatno napravite anketu, podijelite ju na Internetu, te dobijete rezultate u više formi i oblika. SurveyGizmo nudi kreiranje pitanja u preko 25 različitih formi što je super, te možete odabrati temu, urediti anketu da ju korisnici lakše shvate … Super besplatni alat za brzo ispitivanje klijenata ili posjetitelja na web stranici.
18. CRM (Apptivo) – Svaka dobra firma u jednom trenutku treba dobar CRM. Većina CRM sustava nudi hrpu nepotrebnih opcija, pretrpana je menijima, izuzetno su kompleksni … Apptivin CRM je suprotnost tome, a besplatni plan vam nudi 500 besplatnih MB, 3 korisnika, hrpu korisnih alata u cloudu, mogućnost integracije sa nekim drugim sustavima … Ako ste mala firma ili startup, ovo je odličan CRM za početak.
19. Carbonite – Ako pretpostavimo da firma ima računala i da daje određene usluge svojim kupcima, tada je logično da su vam podaci najveća vrijednost koju imate. Da biste sačuvali podatke o bilo kakvih katastrofa, trebali biste koristiti online storage, odnosno cloud storage koji će se brinuti o vašim podacima. Jedan od najboljih je Carbonite koji vam za malo novaca na godišnjoj razini daje konstantne backupe, alate za povrat podataka, pristup podacima sa udaljenih računala, odličnu sigurnost podataka … ovakve usluge nemaju cijene za male firme!
20. Confluence (Atlassian) – I za kraj nam ostaje još Atlassianov Concluence. Njega možete koristiti kao interni Wiki, odnosno bazu podataka i za to je – barem po nama – najbolji na tržištu. Možete kreirati različite tipove članaka koje želite podijeliti sa svojim kolegama i uvijek je dobro imati na jednom mjestu sve ključne informacije. Kad god vas nešto zanima – pogledati ćete u Confluence.

Piše: B.P.