Čak i ako na dnevnoj bazi ne koristite Googleov kalendar, u jednom trenu čete ga početi koristiti kako biste organizirali privatni i poslovni život, te postali produktivniji. Mnogi od nas ga koriste i pokazao se prilično koristan.
No, Google Calendar je mnogo više od samog kalendara i kreiranja evenata i remindera. Upravo u ovom tekstu ćemo vam pokazati neke skrivene mogućnosti koje će vam olakšati svakodnevno korištenje, bez obzira da li ga koristite ili ne. Jednom kad počnete, nećete više moći bez njega. Kalendar je odličan dodatak bilo kojoj “todo” aplikaciji ako želite postati produktivniji i manje toga držati “u glavi”, a više toga u aplikacijama. I vjerujte nam – manje toga ćete zaboravljati ako si zapišete obaveze i “sastanke”.
Drag and drop events
Trebate brzo prebaciti sastanak s jednog dana na drugi? Možete manualno otvoriti event i editirati ga ili jednostavno “uzeti” i pomaknuti na neki drugi dan. Isto tako, ako stisnete gumb za kreiranje novog eventa (add new event) i datum je krivi, samo ga drag and drop metodom povucite na drugi dan.
Naučite kratice na tipkovnici
Da biste bili produktivniji, prestanite koristiti miš za sve akcije i počnite koristiti tipkovnicu. Brže je i jednostavnije kada ih naučite. Google Calendar ih ima mnogo (https://support.google.com/calendar/answer/37034?hl=en&ref_topic=3417971), ali evo nekoliko dobrih i korisnik koje i mi koristimo:
- Scrollanje do prošlog razdoblja datuma: “k” ili “p”
- Scrollanje na iduće razdoblje datuma (dan, tjedan, mjesec): “j” ili “n”
- “Skok” na današnji datum: “t”
- Kreiranje eventa: “c”
- Brisanje eventa: “backspace” ili “delete”
- Pretraga: “/”
- Da biste u fokusu vidjeli dan: “1” ili “d”
- Da biste u fokusu vidjeli tjedan: “2” ili “w”
- Da biste u fokusu vidjeli mjesec: “3” ili “m”
- Da biste u fokusu vidjeli 4 dana: “4” ili “x”
- Da biste u fokusu vidjeli agendu: “5” ili “a”
Emailajte si dnevnu agendu
Svi bi mogli imati koristi od “osobnog asistenta”. Nažalost, nemamo ga. Ali Google vam nudi mogućnost da vam svako jutro u 5 sati dođe email s vašim dnevnim obavezama/sastancima/podsjetnicima. Da biste to osposobili, kliknite na settings ikonicu pri vrhu ekrana, te zatim iz padajućeg menija opet odaberite “Settings”. U lijevom meniju odaberite kalendar za koji želite primati dnevnu agendu. Otvorit će vam se prozor u kojem trebate naći sekciju “General Notifications” i nađite opciju “Daily Agenta”. Kraj nje odaberite opciju “Email” umjesto defaultne opcije “None”.
Osposobite i koristite “Tasks”
Trebate pomoć oko organiziranja evenata? Kalendar uključuje korisnu “Tasks” funkciju, ali ju nije baš lako naći. S desne strane vidjet ćete malu plavu Tasks ikonicu. Kliknite na nju i s desne strane će vam se otvoriti prozor. Kreirajte novi podsjetnik (reminder) klikom na “Add a task” i popunite polja koja trebate. Kliknite na ikonicu olovke kako biste dodali opis, datum i pod-taskove. Kada završite s određenim taskom, kliknite kraj njega da biste ga označili završenim.
Dodajte (drugi) kalendar
Trebate vidjeti što vaši prijatelji/kolege na poslu rade i kada su slobodni? Ako koriste Google Calendar, možete pratiti i njihove javne evente zajedno sa svojima. Pogotovo ako imate korporacijski email. S lijeve strane ćete vidjeti “hamburger” meni i potražite opciju “Add Calendar”. Ili ako imate novije sučelje, odmah ćete s lijeve strane vidjeti istoimenu opciju. Unesite ime ili email adresu, na primjer, kolege i to je to. Ako nemate pristup njegovom/njezinom kalendaru (iako u firmama ćete vjerojatno imati), možete kliknuti na opciju “Request access”. Ta osoba će dobiti obavijest i može vam odobriti pristup svom (poslovnom) kalendaru.
Kreirajte novi kalendar
Ako vaš glavni kalendar postaje pretrpan, možete kreirati zasebne kalendare za određene tipove obaveza (posao, osobni, specifični projekti itd.) i organizirati ih u pod-kalendare unutar glavnog kalendara.
Da biste kreirali novi kalendar, stisnite tri točkice kraj “Add a calendar” polja i odaberite “New Calendar” iz drop down menija (isto možete napraviti i iz postavki). Imenujte kalendar, dodajte opis i dodajte vremensku zonu. Jednom kada je kalendar kreiran, s njim možete raditi sve što i s glavnim kalendarom.
Podijelite kalendar
Ako želite podijeliti postojeći kalendar, odite u postavke i kliknite na vaš kalendar. Scrollajte dolje do sekcije “Access Permissions” i kliknite na opciju “Get shareable link” koji će vam dati link koji možete podijeliti s drugim osobama. Da biste podijelili kalendar preko email poruke, scrollajte dolje do opcije “Share with specific people”. Dodajte njihove email adrese i to je to.
Dodajte kalendar na web stranicu ili blog
Google vam dozvoljava da stavite kalendar na web stranicu ili blog. Odite u postavke, kliknite na kalendar koji želite staviti na web stranicu i kliknite na opciju “Integrate Calendar”. Kopirajte dobiveni kod i stavite ga u source kod web stranice ili bloga na kojem želite podijeliti taj kalendar. Najčešće ljudi dijele kalendare s javnim eventima i slično, no možete podijeliti i osobni kalendar ako mislite da to ima smisla.
Nađite vrijeme koje svima odgovara
Naći vrijeme za sastanak koje svima odgovara može biti jako frustrirajuće. Posebice ako se radi o više osoba. Umjesto da pošaljete pozivnicu za sastanak i nadate se najboljem, najbolje je prvo pogledati kalendar kolega s kojima radite.
Kliknite na gumb “Create” i odaberite “More Options”. Na idućoj stranici kliknite “Find a Time” tab. Na desnoj strani, u kućici “Add guests” odaberite osobe koje želite pozvati na sastanak (do maksimalno 20 osoba). Vidjet ćete njihove obaveze uz svoje pa ćete lakše odabrati termin u kojem su svi slobodni.
Blokirajte vrijeme za sastanke i druge pozive
Ako želite blokirati vrijeme jer imate puno posla i ne želite da vas netko zove na sastanak, Google nudi mogućnost koja se zove “Appointment slots”. Kreirajte event (od npr. par sati) kada možete imati sastanke i odaberite s desne strane “Appointment slots”. To će vas odvesti na posebnu stranicu. Tu ćete vidjeti kako izgleda vaš kalendar kada ga netko drugi gleda i to će biti vrijeme u kojem ste vi “slobodni” da vam netko pošalje pozivnicu za sastanak.
Dodajte Google Hangouts uz sastanak
Ako netko od sudionika sastanka nije fizički prisutan i želi se pridružiti sastanku s udaljene lokacije, dodajte na pozivnicu za kalendar i “Hangouts Meet” video konferenciju. Kada kreirate event, kliknite na opciju “More Options”. Unutar sekcije “Conference” odaberite “Add Hangouts Meet”. To će generirati URL za video call koji će se pojaviti u pozivnici za sastanak, ali i unutar eventa na kalendaru. Ako preferirate drugačiji VOIP servis, Google kalendar je kompatibilan s mnogim drugim sustavima kao što su RingCentral, Vonage, Webex …
Dodajte praznike i druge korisne informacije
Da li želite znati kada se događaju neki važni (i manje važni) događaji, kada su praznici, blagdani u drugim zemljama ili kada igra vaša omiljena sportska momčad? Google kalendar nudi dosta zanimljivih opcija koje si možete uključiti i koje će se prikazati na vašem kalendaru.
Kliknite u gornjem desnom kutu na ikonicu “zupčanika” i odaberite Settings. Na lijevoj strani, pod General sekcijom kliknite na Add Calendars – Browse calendars of Interest. I odaberite one koje želite. Nama su zanimljivi rođendani kolega i praznici, no možda će vas zanimati nešto drugo.
Piše: B.P.
