Korisnici koji u svom Gmail inboxu imaju veliki broj primljenih e-mailova lako mogu doći u situaciju da im odgovaranje na neke promakne.
Navedena situacija je posebno nezgodna u poslovnom okruženju ako se radi o rokovima, upitima ili je jednostavno sadržaj primljenog e-maila iznimno važan.
Kako vam se ne bi događalo da zaboravljate odgovoriti na primljene e-mailove, navest ćemo nekoliko postavki koje vam mogu biti od pomoći.
-
Korištenje „priority“ inboxa
Najvažnija stvar koja u Gmailu može otkloniti mogućnost zaboravljanja davanja odgovora na primljene poruke je organizacija inboxa. Gmail nudi više vrsta inboxa, no ona koja je najpraktičnija je svakako tzv. „priority“ inbox.
„Priority“ inbox ima podjelu na tri sekcije: važne e-mailove, e-mailove označene zvjezdicom te ostalo. Na taj način korisnik može najprije vidjeti važne e-mailove i one koji još nisu pročitani, a nakon toga slijede oni označeni sa zvjezdicom pa ostali.
Za postavljanje „priority“ inboxa potrebno je kliknuti na postavke (ikona zupčanika) u gornjem desnom kutu te odabrati „See all settings“. Nakon toga kliknite na „Inbox“ tab i kao njegovu vrstu iz padajućeg izbornika odaberite „Priority inbox“. Dodatna podešavanja možete izvršiti malo niže unutar istog prozora gdje imate „Inbox sections“ dio u kojem birate redoslijed vrsta e-mailova prema prioritetu. Poslije podešavanja sve završite s klikom na „Save Changes“.
-
„Snoozing“ e-mailovi
Kada otvorite svoj Gmail inbox i niste odmah u mogućnost odgovoriti na pojedini e-mail, jedna od boljih stvari koje možete učiniti je da ih označite sa „Snooze“. Na taj način se isti e-mail uklanja iz inboxa te se ponovno pojavljuje u zakazano vrijeme.
Za stavljanje pojedinog e-maila u takav status potrebno je označiti e-mail, kliknuti na ikonu s prikazom tri točke odmah iznad inboxa te odabrati „Snooze“. U nastavku odaberite datum i vrijeme kada će se isti e-mail ponovno pojaviti u inboxu.
-
Pretvaranje e-mailova u zadatke
E-mailove koji od vas traže kompletiranje određenog zadataka ili pisanje detaljnog odgovora najlakše je preusmjeriti prema Google Tasks aplikaciji. Na taj način osiguravate naknadno odgovaranje na e-mail te ga se istodobno stavlja na „to-do“ popis obaveza.
Za dodavanje e-mailova u Google Tasks aplikaciju najprije označite željeni e-mail, kliknite na već spomenutu ikonu s prikazom tri točke i odaberite „Add to Tasks“ opciju. Otvorit će se bočna traka unutar koje možete dodati naziv te detalje vašeg novog zadatka i odabrati na koji će se on popis dodati. Također imate opciju dodavanja datuma i vremena kada je zadatak potrebno riješiti.
-
Uključivanje „nudges“ opcije
Kada je „nudges“ opcija uključena u Gmailu, on će automatski detektirati svaki važan e-mail na koji niste odgovorili i podsjetit će vas na njega. „Nudges“ radi i obrnuto pa vas može podsjetiti kad na neki e-mail niste dobili odgovor.
Kako bi uključili ovu opciju, kliknite na postavke (ikona zupčanika) u gornjem desnom kutu te u nastavku na „See all settings“. Prvo što morate učiniti je uključivanje „Conversation View“ opcije. Smjestite se pod „General“ tab i uključite „Conversation View“ opciju odmah pri vrhu. Sada ostanite pod „General“ tabom i skrolajte do „Nudges“ sekcije. Omogućite opcije „Suggest emails reply to“ i „Suggest emails to follow up on“. Sve potvrdite sa spremanjem promjena.
-
Uključivanje desktop obavijesti
Još jedna značajka koja može biti od velike pomoći je uključivanje desktop obavijesti (desktop notifications). To će osigurati da dobivate obavijesti o zaprimljenim e-mailovima te da možete odmah odgovoriti na njih.
Idite na Settings > General > Desktop notifications i odaberite „New mail notifications on“. Ovdje jedino treba biti oprezan ako dnevno dobivate veliki broj e-mailova jer u tom slučaju ćete sebi samo stvoriti distrakcije. Tada je mnogo korisnije omogućiti „Important mail notifications on“ opciju unutar iste sekcije kako bi dobivali obavijesti samo o važnim e-mailovima.
Sve značajke koje smo naveli mogu biti od velike pomoći kada želite izbjeći potencijalno zaboravljanje ili zanemarivanje odgovaranja na važne e-mailove. Ovo je možda ključno za primjenu unutar poslovnih okruženja gdje morate odgovarati na veliki broj e-mailova, od kojih su mnogi važni, pa će navedene značajke raditi u pozadini kako bi vas svaki put korigirale i podsjetile na e-mailove koji čekaju na žurni odgovor.
Ervin Mičetić
