Korištenje prave “productivity” aplikacije – ili po hrv. “aplikacije za povećanje produktivnosti” – može biti ključ za postizanje više posla u kraćem vremenu. A u svom pokušaju da pronađete “savršenu” aplikaciju, vjerojatno ćete naići na naizgled beskrajan izbor opcija.
Međutim, prije nego što požurite sa skidanjem prve aplikacije s App Storea koja vam obećava da će vas pretvoriti u “najproduktivniju osobu na svijetu”, razmislite o svojim potrebama kod takvih aplikacija kako biste bili sigurni da ćete dobiti pravu aplikaciju koju će vam biti gušt koristiti svaki dan.
Stoga, pogledajmo na što trebate pripaziti i što bismo vam mi savjetovali.
1) Razmotrite svoje specifične potrebe
Kada birate svoju sljedeću aplikaciju za povećanje produktivnosti, prvo procijenite svoje potrebe, radne navike, preferencije i ciljeve. Bitno je da krenete u potragu za aplikacijom s određenom namjerom, jer ćete tako suziti pretragu. Uz to, nećete puniti svoje uređaje s aplikacijama koje ćete jednom upaliti i zatim “napustiti”.
Dakle, što će vam ova aplikacija za produktivnost? Trebate li alat koji će vam pomoći organizirati vaše zadatke, pratiti vaš napredak ili želite surađivati s drugima unutar aplikacije?
Što kažete na vaš stil rada? Jeste li multitasker ili se volite usredotočiti na jedan zadatak u određeno vrijeme? Biste li više voljeli alat u stilu Kanbana koji vam pomaže da brzo vizualizirate svoje zadatke ili tradicionalniju linearnu metodu upravljanja projektima?
Odgovaranjem na ova pitanja prije nego što započnete pretragu pomoći će vam da pronađete pravu aplikaciju za svoje specifične potrebe.
2) Korisničko sučelje aplikacije i “krivulja učenja”
Odabir aplikacije s intuitivnim korisničkim sučbeljem ključan je za brzu adaptaciju na istu. Nakon što utvrdite svoje potrebe za aplikacijom, bilo bi idealno da krenete putem najmanjeg otpora odabirom aplikacije s intuitivnom navigacijom, jasnim ikonama i jednostavnim izgledom. Dobro korisničko sučelje također će vam omogućiti lak pristup vašim zadacima i obavljanje posla uz najmanji broj klikova.
“Krivulja učenja” (eng. “Learning curve”) također je bitan aspekt koji treba uzeti u obzir jer će odrediti koliko brzo se možete upoznati sa značajkama aplikacije i obaviti posao. Aplikacija za produktivnost s ravnom krivuljom učenja zgodna je za korisnike koji žele odmah krenuti i obaviti stvari bez puno muke.
Na primjer, ako ste student i trebate samo nešto za praćenje svojih zadataka, ispita i rokova, tada želite nešto vrlo jednostavno.
S druge strane, ako trebate nešto što nudi napredne značajke, veliku prilagodbu i gomilu integracija, aplikacija za produktivnost koju tražite obično ima strmu krivulju učenja. Unatoč tome, vrijedi uložiti trud u to jer možete osigurati da aplikacija koju odaberete savršeno odgovara vašem načinu rada.
No, bilo da dobijete jednostavan alat ili nešto što vam omogućuje gotovo sve što poželite, najvažnije je da aplikacija zadovoljava vaše potrebe i odgovara vašem načinu rada.
3) Integracija s drugim aplikacijama za produktivnost
Korištenjem više aplikacija za produktivnost može imati prednost u nekim situacijama. Ali češće se događa situacija da ljudi “žongliraju” s više aplikacija, na kraju dobiju kontra-efekt i produktivnost im padne uslijed kontekst “switchinga”, odnosno konstantnog mijenjanja konteksta.
Na primjer, ako radite od doma, vjerojatno vam se događa situacija da se konstantno prebacujete iz jednog alata (npr. alata za komunikaciju) u drugi (npr. alat za upravljanje projektima).
Na sreću, neke aplikacije za povećanje produktivnosti imaju mogućnost integracije s drugim aplikacijama, dijeljenje podataka među istima i samim time – smanjujete potrebu da se prebacujete iz jedne aplikacije u drugu.
S druge strane, vjerojatno koristite više aplikacija i teško ih je sve povezati u jednu. Ali na kraju dana – jedino bitno je da vi možete pohvatati kontekst i da se spomenute aplikacije uklapaju u vaš način rada.
4) Kompatibilnost s vašim uređajima
Sljedeća stvar koju trebate uzeti u obzir pri odabiru nove aplikacije za produktivnost je kompatibilnost s uređajima koje koristite. Neke aplikacije su dostupne samo na određenim platformama, stoga prije kupnje/skidanja vrijedi provjeriti podržava li vaš uređaj tu aplikaciju.
Idealno bi bilo da želite aplikaciju koja radi na svim vašim uređajima, tako da joj možete pristupiti bilo kada i bilo gdje. Ovo također osigurava da nećete izgubiti svoje podatke ako se ikada trebate prebaciti s jednog operativnog sustava na drugi. Sva sreća, mnoge aplikacije ovog tipa rade na Windowsima, Macu, iOS-u, Androidu …
5) Automatizacija zadataka
Prilično smo sigurni da potrošite dio dana na poslu radeći na svakodnevnim zadacima koji vam potroše vrijeme, a ne spadaju u onaj dio posla kojeg bismo okarakterizirali kao “high value” ili po hrvatski – “visoke vrijednosti”.
Zato, da biste uštedjeli nešto vremena, možda ćete htjeti pogledati aplikacije koje imaju sposobnost automatizacije određenih poslova/zadataka. Sva sreća, na tržištu postoji nekoliko aplikacija koje imaju u sebi AI, odnosno dio “umjetne inteligencije” koja će vam olakšati posao i samim time ćete povećati svoju produktivnost.
Na primjer, možete koristiti Notion AI (Notion je “note-taking” aplikacija) i automatizirati kreiranje sažetka bilješki, može vam pomoći ispraviti tekst, možete ga priupitati da vam objasni određene pojmove i slično.
Za kraj, ako radite od doma i provodite vrijeme na (virtualnim) sastancima, možda vam “meeting assistent” Otter može pomoći.
6) Čuvajte se “novih aplikacija”
Nemojte postati žrtva sindroma “shiny new toy”, kako bi rekli Amerikanci, ili po hrvatski – “sjajne nove igračke”, kada birate svoju sljedeću aplikaciju za produktivnost. Iako može biti primamljivo preuzeti najnovije aplikacije sa svim dodacima, one vam možda neće najbolje odgovarati.
Doduše, vjerojatno ćete uživati u privremenom povećanju produktivnosti dok uživate u ugodnom osjećaju otkrivanja novog alata. Međutim, vaša će produktivnost postupno padati kada otkrijete sve mogućnosti dotične aplikacije i spoznajom da aplikacija ne zadovoljava vaše potrebe.
Dakle, procijenite svoj trenutni alat umjesto preuzimanja najnovijih aplikacija za produktivnost. Ako trebate nešto kompleksnije od onog što koristite, ponovno prođite cijeli proces. Revidirajte potrebe i funkcionalnosti koje vam trebaju. To što je neka nova aplikacija došla na tržište i ima super UI, ne znači da vam treba i da će vam odgovarati.
7) Provjerite recenzije i ocjene
Prije preuzimanja ili kupnje aplikacije za produktivnost, vrijedi provjeriti recenzije i ocjene drugih korisnika. To će vam pomoći da steknete uvid u učinkovitost, upotrebljivost i nedostatke aplikacije.
Najbolja mjesta za to obično su službene trgovine aplikacija. Naći ćete korisničke recenzije i ocjene koje će vam dati ideju o tome što možete očekivati od aplikacije. Na primjer, korisnici često spominju da li aplikacija ima bugove, je li spora ili se možda redovito ruši u radu.
Na kraju, također biste trebali razmisliti o odabiru aplikacija koje nude besplatna probna (trial) razdoblja kako biste sami testirali aplikaciju prije nego što se odlučite za kupnju. To će vam omogućiti da saznate odgovara li aplikacija vašem načinu rada i pruža li dovoljnu vrijednost za novac. Naravno, mnoge aplikacije su i besplatne pa ih možete skidati i isprobavati, ali ovdje govorimo o aplikacijama koje se plaćaju.
Piše: Boris Plavljanić
