Svi mi koristimo ili smo koristili neku od aplikacija koju bismo mogli svrstati u kategoriju „produktivnih“ aplikacija. Najčešće su to ‘to do’ aplikacije i one su ponekad krucijalne za dnevnu produktivnost. Na tržištu trenutačno ima jako puno takvih aplikacija ali i onih malo kompliciranijih, a na to sve dodajte još razne tehnike za produktivnost (npr. Pomodoro tehnika) i vjerojatno ste se izgubili.
Točnije, vjerojatno ste odustali od korištenja istih ili koristite neku aplikaciju samo ponekad kako biste si zapisali neke pojedine događaje ili jako (!) važne stvari. Za ostale ne koristite ništa nego se pokušavate svega sjetiti. Zato je bitno vratiti se osnovama i učiniti todo liste zapravo korisnima kako biste vi bili produktivni.
Produktivnost: Zapisati ili pamtiti?
Mnogo puta smo već pisali o pojedinim aplikacijama za praćenje dnevnih zadaća koje imate, za praćenje vremena koje trošite na računalu i slično, no većina nas se na kraju toliko zapetlja u to sve da više vremena provodimo „hakirajući“ todo listu nego što zapravo radimo korisne stvari i rješavamo zadatke koji se nalaze na istima.
Možda će neki od vas i reći da su todo liste zapravo gubljenje vremena i da se zbog njih samo osjećate loše jer niste ispunili sve ono što ste si stavili na njih, pa ste zbog toga još i manje produktivni. Treći će reći da smo svi sposobni zapamtiti sve što moramo napraviti tokom dana i da nema potrebe za aplikacijama i pisanjem zadataka koje želimo obaviti u danu. Sve su to validni razlozi i poštujemo svačiji izbor, no mi mislimo da su todo aplikacije zapravo odličan „backup“ za zadatke koje imamo i ako ih zapišete biti ćete sigurniji da ćete napraviti taj zadatak koji imate. Ako ga i zaboravite, pogledati ćete listu i napraviti ga. Neće proći X dana, pa da ga se tek onda sjetite. Pogotovo ukoliko se radi o nečemu važnome. Nemojmo se zavaravati – svi mi zaboravljamo stvari jer je tempo života relativno brz i stresan. Nemoguće se sjetiti svega. Od onih trivijalnih stvari kada idete u lokalnu trgovinu do važnih datuma i događaja na kojima biste trebali biti.
Produktivnost: Odaberite pravi alat
Koliko ste aplikacija ovog tipa probali? Ukoliko je odgovor više od tri, tada ste ih previše probali. Uzmite jednu i držite se te aplikacije. To ne bi trebalo biti preteško. Odaberite jednu od onih 5-6 popularnih i koristite ju na uređaju kojeg najviše koristite. Na primjer, mobilnu aplikaciju.
Možete recimo isprobati Google Keep, Any.do, Wunderlist, Todoist, Evernote, Workflowy (op.a. jedan od naših omiljenih alata) ili bilo koju drugu koju nađete. Sve su one više-manje besplatne (plaćaju se najčešće ekstra mogućnosti koje vam u biti nisu u početku potrebne), nude slične mogućnosti i možete ih koristiti na računalu, mobitelu, tabletu. Ukoliko ne želite aplikaciju, možete uzeti i običnu olovku i papir. Nije ni to loša alternativa, iako mi zagovaramo „paperless“ način rada, pa radije koristimo aplikacije.
Načelo za biranje aplikacije: što lakše dodajete i mičete taskove, to bolje za vas, odnosno „kvalitetnija“ aplikacija. Bitno je da nije ništa komplicirano i dugotrajno jer je to jedini način zapravo da ju koristite. Mi smo se mnogo puta „zapetljali“ sa spomenutim Evernoteom, a mogli smo ga koristiti na jednostavan način. Išli smo prejako klasificirati taskove, dijelili ih po biljeđnicama, stavljali tagove i slično. Na kraju smo imali punu bilježnicu taskova i tekstova, a produktivnost nikakva.
Produktivnost: Organizirajte svoje zadatke
Sada kada imate alat, vrijeme je da ga ispravno koristite. Zato ste si ga i instalirali na svoj uređaj. Ne želite da ovo bude još jedna aplikacija u nizu koju ćete prestati koristiti drugi dan. Pravila koja biste trebali slijediti su prilično jasna i bezvremenska, a mi ćemo vam ih ukratko ponoviti.
1) Razlomite velike taskove u više manjih – točnije razlomite ih u taskove koji su zasebna cjelina i koje možete napraviti odjednom. Naravno da task neće biti „napravi web stranicu“ nego će se sastojati od manjih dijelova – „zakupi domenu“, „zakupi server“, „podigni projekt na GitHub“ itd. Smanjite si koliko god možete.
2) U task si dodajte sve informacije koje su vam potrebne da biste riješili zadatak – to mogu biti linkovi, adrese, brojevi telefona, kratke crtice sa dodatnim objašnjenjima i slično. Na taj način ćete si ubrzati rješavanje istih, jer čim nađete vremena za task moći ćete odmah djelovati. Ukoliko ste imali task „Nazvati korisničku službu“, lakše vam je odmah pogledati task, uzeti iz taska broj telefona korisničke službe i krenuti rješavati isti, nego tražiti po Internetu broj, zvati na taj broj … To su neke sitnice koje bi vam stvarno mogle uštedjeti vrijeme i motivirati vas da brže i više radite.
3) Razdijelite taskove na privatne i poslovne – Vjerojatno najveća greška koju svi radimo kod korištenja ovakvih aplikacija je miješanje privatnih taskova i onih poslovnih. To treba dobro razdvojiti, a mnoge aplikacije imaju mogućnost dodavanja „tagova“ ili „contexta“ s kojima je to jako jednostavno napraviti. Tako da tokom radnog dana možete gledati one taskove koji spadaju pod posao, a u slobodno vrijeme one druge. Mi uvijek volimo napraviti i treću listu za popis stvari koje moramo kupiti u trgovini, pa kada se nečeg sjetimo, zapišemo u listu. Na taj način istu nadopunjavamo preko tjedna i onda sve kupimo slijedeći puta kada idemo u trgovinu. Ova cijela „strategija“ se nama pokazala kao uspješna.
4) Prioriteti – svakom tasku dajte prioritet. Možda vam se čini nepotrebno rangirati taskove sa brojevima od 1 do 5 (npr.), ali biti ćete si zahvalni kasnije. Na taj način se lista sama slaže, odnosno imate finu podjelu na privatne i poslovne taskove i svaku od tih lista po prioritetima. Samim time kako rješavate prioritetne zadatke ćete biti zadovoljni sami sa sobom i lakše ćete „odrađivat“ one s manjim prioritetom. Nemojte samo previše razmišljati oko ovog – kad dodajte task, odredite koliko vam je važan i to je to.
5) Držite listu kratkom – Ukoliko imate previše stvari na listi, to bi mogao biti problem. Taskovi se gomilaju, osjećate stres i krivicu jer ih ne rješavate i lako ćete (opet!) odustati od korištenja todo aplikacije. Bitno je da imate manje od cca. 20 taskova na listi, da ih redovno rješavate i imate sve što morate zapamtiti na jednom mjestu. Na taj način ćete imati i vremena fokusirati se na sadašnjost, a ne misliti samo o budućnosti i kako ćete riješiti preostale zadatke.
Produktivnost: Get things done (every day)!
Možda najbolji savjet koji vam možemo dati je – rješavajte zadatke redovno, odnosno svaki dan. Nemojte ostavljati za sutra ono što možete danas riješiti. Pogotovo one zadatke koji su kraći i manjeg su prioriteta. Rješavajte ih i koristite aplikaciju na dnevnoj bazi. Svako jutro, ili još bolje – večer prije, otvorite todo listu, pogledajte što imate za napraviti i isplanirajte si slijedeći dan. Lakše je proći kroz težak radni dan kada imate plan i znate kuda idete i koliko imate još toga za obaviti.
U današnje vrijeme kada je tempo života brži nego ikada prije, kada su ljudi razapeti između milijuna manjih i većih zadataka, korištenje ovakvih aplikacija je gotovo pa krucijalno. Pogledajte malo menadžere i ljude na visokim poslovnim pozicijama. Konstantno su na računalu ili mobitelu, provjeravaju emailove, kalendare i todo liste. Nitko od nas ne može sve držati u glavi, pa je jako korisno pri ruci imati alat koji će nam to olakšati. Mi smo primijetili da smo mnogo produktivniji kada koristimo ovakve aplikacije. Nadamo se da ćete biti i vi.
Autor: B.P.
